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標題：役政署檔案徵集注意事項

日期：2008年10月16日

內容：

1、檔案徵集目的：

兵役制度自實施以來各項典章制度及機關變革，在政府施政佔一席之地，為完整妥善保存役政史料，本署已建置完成符合機關檔案保存標準之檔案庫房，以為各種檔案點收保存

2、檔案徵集方式：

(一)、專案徵集：各單位辦理之專案性工作，例如研發替代役工作－自法規修訂、籌備、正式實施至目前持續推動中，所有文字檔案、影音相片資料、各類文宣資料、宣導品等，均可由各業務單位整理後送檔案室點收入庫保存。

(二)、業務徵集；各單位承辨人所承辦之業務，自起始以來所歷經之變革，包括法規修訂、業務終止、延續或整併、各種應用書表格式更迭、各項活動老相片之蒐集或役政人員從事役政工作所發生之故事等。

3、檔案徵集內容：

標題：檔案法

中華民國88年12月15日總統華總一義字第8800297480號令制定公布全文30條
中華民國90年11月2日行政院台90秘字第063882號令定自中華民國91年1月1日施行
中華民國97年7月2日總統華總一義字第09700112211號令修正公布第28條
中華民國97年7月24日行政院院臺秘字第0970030737號令定自中華民國97年9月1日施行

內容：

一、第一章總則：

第一條	為健全政府機關檔案管理，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特制定本法。本法未規定者，適用其他法令規定。
第二條	本法用詞，定義如下：一、政府機關：指中央及地方各級機關（以下簡稱各機關）。二、檔案：指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。三、國家檔案：指具有永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理之檔案。四、機關檔案：指由各機關自行管理之檔案。
第三條	關於檔案事項，由行政院所設之專責檔案中央主管機關掌理之。檔案中央主管機關未設立前，由行政院指定所屬機關辦理之前項檔案中央主管機關，最遲應於本法公布後二年內設立。檔案中央主管機關之組織，以法律定之。檔案中央主管機關設立國家檔案管理委員會，負責檔案之判定、分類、保存期限及其他爭議事項之審議。
第四條	各機關管理檔案，應設置或指定專責單位或人員，並編列年度計畫及預算。
第五條	檔案非經該管機關依法核准，不得運往國外。

二、第二章管理：

第六條	檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。檔案中有可供陳列鑑賞、研究、保存、教化世俗之器物，得交有關機構保管之。
第七條	檔案管理作業，包括下列各款事項：一、點收。二、立案。三、編目。四、保管。五、檢調。六、清理。七、安全維護。八、其他檔案管理作業及相關設施事項。
第八條	檔案應依檔案中央主管機關規定之分類系統及編目規則分類編案、編製目錄。各機關應將機關檔案目錄定期送交檔案中央主管機關。檔案中央主管機關應彙整國家檔案目錄及機關檔案目錄定期公布之，並附目錄使用說明。檔案中央主管機關應設置研究部門，加強檔案整理與研究，並編輯出版檔案資料。
第九條	檔案得採微縮或其他方式儲存管理，其實施辦法，由檔案中央主管機關定之。依前項辦法儲存之紀錄經管理該檔案之機關確認者，視同原檔案。其複製品經管理該檔案機關確認者，推定其為真正。
第十條	檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。
第十一條	永久保存之機關檔案，應移轉檔案中央主管機關管理。其移轉辦法，由檔案中央主管機，報請行政院核定之
第十二條	定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。機關檔案保存年限及銷毀辦法，由檔案中央主管機關擬訂，報請行政院核定之。
第十三條	公務員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。前項規定，於民營事業企業機構移轉公營，或公營移轉民營者，均適用之。
第十四條	私人或團體所有之文件或資料，具有永久保存價值者，檔案中央主管機關得接受捐贈、受託保管或收購之。捐贈前項文件或資料者，得予獎勵，獎勵辦法由檔案中央主管機關定之。
第十五條	私人或團體所有之文字或非文字資料，各機關認為有保存之必要者，得請提供，以微縮或其他複製方式編為檔案。
第十六條	機密檔案之管理方法，由檔案中央主管機關報請行政院定之。

三、第三章應用：

第十七條	申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非有法律依據不得拒絕。
第十八條	檔案有下列情形之一者，各機關得拒絕前條之申請：一、有關國家機密者。二、有關犯罪資料者。三、有關工商秘密者。四、有關學識技能檢定及資格審查之資料者。五、有關人事及薪資資料者。六、依法令或契約有保密之義務者。七、其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
第十九條	各機關對於第十七條申請案件之准駁，應自受理之日起三十日內，以書面通知申請人。其駁回申請者，並應敘明理由。
第二十條	閱覽或抄錄檔案應於各機關指定之時間、處所為之，並不得有下列行為：一、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。二、拆散已裝訂完成之檔案。三、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
第二十一條	申請閱覽、抄錄或複製檔案經核准者，各機關得依檔案中央主管機關所定標準收取費用。
第二十二條	國家檔案至遲應於三十年內開放應用，其有特殊情形者，得經立法院同意，延長期限。

四、第四章罰則：

第二十三條	違反第五條規定，未經核准將檔案運往國外者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金。前項未遂犯罰之。
第二十四條	明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金。違反第十二條之銷毀程序而銷毀檔案者，亦同。違反第十三條之規定者，亦同。
第二十五條	以第九條微縮或其他方式儲存之紀錄及其複製品，關於刑法偽造文書印文罪章之罪及該章以外各罪，以文書論。
第二十六條	違反第二十條規定者，各機關得停止其閱覽或抄錄。其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。

三、第五章附則：

第二十七條	本法公布施行後，各機關之檔案管理，與本法及依本法發布之命令規定不相符合者，各機關應於檔案中央主管機關指定期限內調整之。
第二十八條	公立大專校院及公營事業機構準用本法之規定。受政府委託行使公權力之個人或團體，於其受託事務範圍內
第二十九條	本法施行細則，由檔案中央主管機關定之
第三十條	本法施行日期，由行政院定之

標題：檔案施行細則

中華民國90年12月12日檔案管理局檔秘字第0002054-1號令發布
中華民國94年1月3日檔案管理局檔徵字第09400000011號令修正

內容：

一、第一章總則：

第一條	本細則依檔案法（以下簡稱本法）第二十九條規定訂定之
第二條	本法第二條第二款所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品
第三條	各機關管理檔案，應依本法第四條規定，並參照檔案中央主管機關訂定之機關檔案管理單位及人員配置基準，設置或指定專責單位或人員
第四條	各機關依本法第五條規定，經該管機關核准，將檔案運往國外者，應先以微縮、電子或其他方式儲存，並經管理該檔案機關首長核定前項檔案如屬永久保存之機關檔案，並應經檔案中央主管機關同意
第五條	各機關依本法第六條第二項規定，將檔案中之器物交有關機構保管時，應訂定書面契約或作成紀錄存查
第六條	本法第七條第一款至第七款所定檔案管理作業事項用詞，定義如下：一、點收：指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案件，予以清點受領。二、立案：指就檔案之性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名。三、編目：指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄。四、保管：指將檔案依序整理完竣，以原件裝訂或併採微縮、電子或其他方式儲存後，分置妥善存放。五、檢調：指機關內或機關間因業務需要，提出檔案借調或調用申請，由檔案管理人員依權責長官之核定，檢取檔案提供參閱。六、清理：指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。七、安全維護：指為維護檔案安全及完整，避免檔案受損、變質、消滅、失竊等，而採行之防護及對已受損檔案進行之修護
第七條	各機關辦理本法第七條所定檔案點收、保管及檢調作業規範，由檔案中央主管機關定之
第八條	各機關檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次
第九條	各機關設置檔案典藏場所及設備，應參照檔案中央主管機關訂定之檔案庫房設施基準等相關規定辦理。各機關管理維護檔案，應參照檔案中央主管機關訂定之檔案保存技術規範等相關規定，防止蟲、鼠、水、火、煙、光、熱、塵、污、黴、菌、盜及震等之損壞
第十條	各機關依本法第八條規定編製之檔案目錄，應符合檔案中央主管機關訂定之檔案分類編案規範及檔案編目規範，並每半年依下列規定，送交檔案中央主管機關備查：一、中央一、二級機關，均由各該機關送交。二、中央三級以下機關，均層報由上級中央二級機關彙整送交。三、省政府、省諮議會、直轄市政府、直轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會，均由各該機關送交。四、省政府及直轄市政府所屬各機關，均層報由省政府及直轄市政府彙整送交。五、縣（市）政府所屬各機關及其他各地方機關，均層報由縣（市）政府彙整送交。前項檔案目錄之送交，於機密檔案目錄，不適用之。第一項第一款所定中央一級機關如下：一、國民大會。二、總統府。三、行政院。四、立法院。五、司法院。六、考試院。七、監察院。八、國家安全會議。第一項檔案目錄之編製及送交，應以電子方式為之；其格式及實施期程，由檔案中央主管機關定之
第十一條	檔案中央主管機關依本法第八條第三項規定彙整之國家檔案目錄及機關檔案目錄，應每半年依下列方式之一公布：一、利用電信網路傳送或其他方式供公眾線上查詢。二、刊載於政府出版品。三、提供公開閱覽、抄錄或複製。四、其他足以使公眾得知之方式
第十二條	各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔。前項檔案屬永久保存者，應於本法施行後五年內完成；屬定期保存者，應於本法施行後七年完成
第十三條	各機關檔案有下列情形之一者，應辦理檔案保存價值鑑定；檔案中央主管機關因受贈、受託保管或收購私人或團體所有珍貴文書認有必要者，亦同：一、因修訂檔案保存年限區分表，認有必要者。二、辦理檔案銷毀、移轉或應用產生疑義或發生爭議者。三、檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。檔案中央主管機關就管有之國家檔案，至少每十年應辦理保存價值鑑定一次。檔案保存價值鑑定規範，由檔案中央主管機關定之。
第十三條之ㄧ	檔案中央主管機關得將國家檔案之管理及應用，委託其他機關（構）或民間團體辦理。
第十四條	公營事業機構移轉民營者，其永久保存之檔案應移轉檔案中央主管機關，定期保存之檔案應報請該機構主管機關處理。前項定期保存檔案之管理及應用事項，公營事業機構主管機關，必要時，得委託其他機關（構）或民間團體辦理。
第十五條	機關裁撤時，其永久保存之檔案應移轉檔案中央主管機關，定期保存之檔案應移交上級主管機關或其指定之機關，或依規定辦理銷毀。機關改組時，其所有檔案應移交至業務承接機關。機關部分業務移撥他機關時，其有關之檔案應併同移交。
第十六條	各機關依本法第十五條規定請求私人或團體提供資料，應以書面載明下列事項：一、請求依據。二、請求目的。三、複製方式。四、授權使用範圍。五、歸還日期。
第十七條	依本法第十七條規定申請閱覽、抄錄或複製檔案，以案件或案卷為單位。檔案內容含有本法第十八條各款所定限制應用之事項者，應僅就其他部分提供之。檔案應用，以提供複製品為原則；有使用原件之必要者，應於申請時記載其事由。
第十八條	申請閱覽、抄錄或複製檔案者，應載明下列事項：一、申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所二、有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。三、申請項目。四、檔案名稱或內容要旨。五、檔號。六、申請目的。七、有使用檔案原件之必要者，其事由。八、申請日期。前項申請，得以書面通訊方式為之；其經電子簽章憑證機構認證後，亦得以電子傳遞方式為之。
第十九條	各機關對於前條申請案件，認其不合規定程式或資料不全者，應通知申請人於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回其申請。本法第十九條所定之三十日，於前項情形，自申請人補正之日起算。
第二十條	本法第十九條所定之書面通知，除駁回申請者外，應載明下列事項：一、核准應用檔案之意旨。二、檔案應用方式、時間及處所。三、檔案應用注意事項及收費標準。四、應攜帶相關證明文件。申請人依第十八條第二項規定，以電子傳遞方式申請應用檔案或於申請書上註明電子傳遞位址者，前項通知書，得以電子傳遞方式為之。
第二十一條	為推廣檔案應用服務，各機關除設置閱覽、抄錄及複製之處所外，並得視業務需要，辦理下列事項：一、提供檔案參考服務。二、舉辦檔案展覽。三、編輯出版檔案資料。四、其他推廣檔案應用服務事項。
第二十二條	抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，應依著作權法及其相關規定辦理。
第二十三條	本法第二十二條所定國家檔案之開放應用，應依本法及檔案中央主管機關所定之國家檔案開放應用要點辦理。國家檔案因有特殊情形，無法依本法第二十二條規定於三十年內開放應用者，原管理該檔案機關得敘明具體事由及擬延長開放之期限，由檔案中央主管機關報請行政院核轉立法院同意。前項三十年期限之計算，以案卷為單位，並以該檔案文件產生日最晚者為準。
第二十四條	各機關檔案管理單位應定期列表，統計歸檔、立案、編目、保管、檢調應用及清理等檔案管理情形。
第二十五條	各機關辦理檔案管理資訊化作業，應依檔案中央主管機關及相關主管機關之規定，使用檔案中央主管機關建置之全國檔案資訊系統或自行建置檔案管理系統。
第二十六條	各機關因應業務需要訂定檔案管理作業有關規定時，應將該規定送交檔案中央主管機關備查。
第二十七條	中央二級機關及直轄市、縣（市）政府對於所屬機關檔案管理情形，應定期辦理考評及獎懲。檔案中央主管機關應對各機關檔案管理作業，實施必要之輔導、訓練及評鑑；經評鑑績優者，得予獎勵，並公開表揚。
第二十八條	本細則自本法施行之日施行。本細則修正條文自發布日施行。

標題：內政部役政署檢調作業要點

中華民國97年11月19日役署祕字第09750065411號函發布
中華民國97年12月12日役署祕字第0970018954號函修正

內容

一、內政部役政署（以下簡稱本署）檔案之檢調，除法令另有規定外，依本作業要點規定辦理。

二、本署人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其借調檔案情形；借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依相關規定列為職務移交事項。

三、調卷：

（一）借調檔案以與承辦業務有關者為限。

（二）因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務主管同意，或簽請署長核准。

（三）本署各單位借調機密檔案，應填具調案單。借調極機密以上等級者，應經本署主任秘書以上核准；借調機密以下等級者應經業務承辦單位主管核准

（四）民眾依法申請閱覽、抄錄或複製檔案，另依本署檔案申請閱覽須知規定辦理。

（五）本署以外之機關借調檔案，應備函提出請求，並經簽奉核准後辦理；有權調閱之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位簽奉核准後，依規定辦理調卷外借，並負稽催之責。

四、調卷手續：

（一）申請借調檔案時，應以一件、一案或一卷為申請單位，並由調案人填具調借單（如附件），載明下列事項，經核准後，送檔案管理單位調取：

１、調案單位。

２、年份及檔號或文號。

３、案由或案名。

４、調案申請日期。

５、聯絡電話。

６、調案人簽章。

(二）電子影像檔案或電子公文檔案之調閱，得採線上方式處理；線上調閱方式，應設定使用權限，並保留調閱紀錄。

五、緊急調卷：

（一）調案人先以電話，將所需借調檔案之「年份及檔號或文號」及「案由或案名」告知檔案管理單位，並將調案單傳送以利核對，俟檔案由遞送人員送交調案人並經核對無誤後，應將調案單正本交由檔案遞送人員攜回檔案管理單位。

（二）除機密檔案外，如不須借出原件，只須傳真文件時，調案人可於調案單備註欄上加註傳真二字，並經陳核後，以傳真方式，傳送檔案管理人員，據以辦理。

六、還卷手續：

（一）歸還借調檔案後，應索回調案單；所借調檔案應辦理還卷手續，不可併隨新案歸檔。

（二）機密檔案歸還時，調案人應在內、外封套上加蓋密封章或職名章密封，並加註歸還日期。

七、檔案管理人員審核處理注意事項：

（一）檔案管理人員應依核准之調案單，妥速檢取檔案，註記件數、頁數及應歸還日期於調案單後，交予遞送人員送交調案人逐件清點簽收。

（二）檢調之檔案，以調案單所載之範圍為限。但檔案如已裝訂成卷不易拆開時，得整卷檢出，提供調案人使用。

（三）檔案調出後，檔案管理人員應作成調案紀錄，扼要記載調案人、調案單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還日期。調案紀錄得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之；調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後，始得銷毀。

（四）借調或調用之檔案如已調出使用，檔案管理人員應告知調案單位；必要時，並得通知前調案人儘速歸還；調出之檔案如有公務急用時，得隨時催還

（五）對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經洽催三次仍不歸還時，應簽請署長處理。

（六）檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於調案單及調案紀錄上註記歸還日期，始將調案單退還調案人；如違反第八點第一款所定情事時，其調案單不予退還，並應於調案紀錄上載明事由，簽報署長議處；歸還之檔案，應速整理完竣，並歸回原位。

（七）機密檔案借出時，應外加封套密封後加蓋密封章，送調案人簽收，或由調案人或調案單位指定人員親至檔案管理單位簽收。但屬極機密以上等級者，應由調案人親自為之。

（八）前款使用外封套之規定，於調案人親至檔案管理單位簽收或備有機密檔案傳遞專用箱盒（袋）者，不適用之。

八、調案人應注意事項：

（一）借調或調用之檔案應妥慎保管不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事

（二）借調或調用檔案，除機密檔案之借調應於七日內歸還外，其餘檔案應於十五日內歸還。屆期需繼續使用，應填具調案單提出展期申請，並經單位主管或本機關權責長官核准，知會檔案管理單位後，始得為之。但因行政訴訟等需要，經函送行政法院等機關並副知檔案管理單位註記列管者、不在此限。

（三）展期期間依前款規定，並以三次為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。

（四）調、離職人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。

標題：檔案小常識

內容：

各位工作同仁大家好，檔案室即日起將每兩週撰文為大家介紹檔案室的作業活動及一些檔案小常識，以讓大家對於檔案工作內容更加地了解與增進大家在業務工作上效率，在本創刊號中首先將為大家介紹檔案管理作業中的基礎作業原則及其定義。

檔案管理作業包含以下各款事項，分別為：點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護等事項，其詳細的定義如下：

1、點收：
各機關承辦人員或文書人員將辦畢案件送交檔案管理單位清點受領之作業及程序，包括送件歸檔、歸檔物品查檢、歸檔案件查核、確認點收、逾期歸檔稽催等。

2、立案：
先根據檔案內容之性質，歸入檔案分類表中最適當之類目，再依檔案案情建立簡要案名。

3、編目：
指就檔案之內容及形式特徵，依機關檔案編目規範著錄後，製成檔案目錄。

4、保管：
檔案經立案編目後，放置於檔案庫房之保管過程與相關作業，包括檔案整卷、入卷、上架、整架、裝訂、查檢及保管數量統計事項。

5、檢調：
指機關內或機關間因業務需要，調案人提出檔案申請，經承辦單位主管或本機關權責長官核准，由檔案管理人員檢取及提供檔案之作業。

6、清查：
指檔案管理人員依照檔案目錄對所保管檔案，逐案或逐件進行核對並檢查其保存狀況之過程。

7、安全維護：
針對檔案庫房設施維護及人員進出管制實施安全管理之過程與作業，包括庫房門禁管理、庫房維護、安全檢查、人員進出管制及庫房交接事項。